En mi anterior colaboración, escribí acerca de las etapas para redactar un documento. Como lo había anticipado en dicha ocasión, en este artículo explicaré cuáles son los requisitos que debe cumplir un texto para que resulte eficaz, enfocándome en el ámbito laboral. Para ello, seguiré basándome en algunas fuentes sobre redacción: El libro del español correcto. Claves para hablar y escribir bien en español (Instituto Cervantes), el Manual de escritura académica y profesional (bajo la coordinación de Estrella Montolío) y Describir el escribir. Cómo se aprende a escribir (Daniel Cassany).

Según El libro del español correcto, los requisitos que debe cumplir un texto para que resulte eficaz son los siguientes:

  • Debe resultar adecuado.

  • Debe ser coherente.

  • Debe estar bien cohesionado.

  • Debe estar elaborado correctamente.

  • Debe tener un buen estilo.

Cassany, en su libro Describir el escribir, también destaca la importancia de estos aspectos, pero desde el punto de vista del autor de un texto, al señalar que los conocimientos del código escrito que posee la persona que elabora un escrito se pueden clasificar en los siguientes grupos:

  • Adecuación: saber escoger la variedad y el registro apropiados para cada situación.

  • Coherencia: saber escoger la información relevante y saber estructurarla.

  • Cohesión: saber conectar las distintas frases que forman un texto.

  • Corrección gramatical: conocer las reglas que permiten construir oraciones aceptables.

  • Disposición en el espacio: saber cómo debe presentarse un escrito.

Como afirma el autor en dicha fuente, las reglas fonéticas y ortográficas, morfosintácticas y léxicas que permiten formar oraciones aceptables solamente son una parte del conjunto de conocimientos que debe dominar un usuario de la lengua. La otra parte está conformada por las reglas que permiten elaborar textos: las de adecuación, coherencia y cohesión. Debo agregar que conocer una parte de dichas reglas gramaticales resulta útil, ya que —como explicaré en el segundo apartado de este artículo— estas permiten apropiarse de recursos lingüísticos necesarios para relacionar las ideas en un texto. Sin embargo, aprender sobre gramática y ortografía ya no es un fin en sí mismo como quizás lo era antes. Por ello, en este artículo he considerado pertinente desarrollar algunas características que debe poseer un documento adecuado y cohesionado. No explicaré aquí sobre la coherencia, pues ello ameritaría explayarse demasiado. En siguientes artículos, escribiré acerca del resto de cualidades de un documento eficaz considerando los otros requisitos enumerados al inicio.

La adecuación y la cohesión pueden resultar aspectos novedosos para quienes recién leen acerca de las características de un texto, ya que en la educación tradicional casi siempre se ha privilegiado únicamente la enseñanza de las nociones gramaticales y ortográficas. Sin embargo, Cassany señala que los conocimientos del código escrito que tiene un escritor competente no se limitan a los contenidos tradicionales de corrección gramatical relativos a la construcción de las oraciones, sino que también incluyen reglas de formación de textos, tan importantes como el primer tipo de conocimientos. De manera acertada, el autor sostiene que un escritor es incapaz de componer un texto sin considerar las nociones de adecuación, coherencia y cohesión.

La adecuación como requisito indispensable de un buen documento

Cualquier lengua presenta variaciones: todos los miembros de la comunidad lingüística no hablan ni escriben de la misma forma, ni tampoco utilizan la lengua del mismo modo en las diferentes situaciones comunicativas. En su libro Describir el escribir, Cassany afirma que la adecuación es la propiedad del texto que determina la variedad y el registro que se debe usar al elaborar un texto. A continuación, se explicará en qué consiste cada uno de estos dos aspectos:

Las variedades lingüísticas son las diferentes formas de hablar la misma lengua. El tipo de variedad que debe usar una persona al redactar un documento en el ámbito laboral es el estándar, es decir, el que sirve como modelo académico y oficial para todos los miembros de la comunidad lingüística en la que el escritor se desenvuelve. Esa es la variedad que se emplea en la administración pública, en los centros de estudio y en situaciones comunicativas formales. Se debe elegir la variedad estándar al redactar un documento, ya que ello permitirá, en principio, que dicho texto pueda ser comprendido por todos sus posibles receptores.

El registro es el uso lingüístico determinado por la situación comunicativa concreta en que se produce un texto. El uso de un registro particular se encuentra determinado, según Cassany, por el tema del que se habla o se escribe (general o específico), por el canal de comunicación (oral o escrito), por el propósito perseguido (por ejemplo, informar o convencer) y por la relación entre los interlocutores (formal o informal). A manera de ejemplo, dicho autor precisa que no utilizaremos las mismas oraciones o palabras si escribimos una carta a alguien o si le telefoneamos para decirle lo mismo. Además, señala que, si deseamos informar a alguien, seremos objetivos e imparciales; sin embargo, si lo que pretendemos es convencerle, seremos subjetivos y parciales.

De acuerdo con El libro del español correcto, se deben tomar en cuenta los siguientes criterios para redactar un documento adecuado, considerando el registro apropiado según el destinatario:

  • el nivel de formalidad que va a usar (coloquial o formal),

  • el tono con que se va a transmitir el contenido (serio, bienhumorado, cercano, distante, etc.),

  • el tratamiento con el que se dirigirá al lector (de «tú», de «usted», en tercera persona),

  • el grado de especificidad del contenido (si va dirigido a especialistas o a quienes no conocen sobre el tema).

Asimismo, según dicha fuente, para ser adecuado, un documento debe respetar las convenciones sociales y discursivas del tipo de texto que se haya elegido (la carta, el oficio, el acta, etc.). Con respecto a este punto, a priori no existiría mayor dificultad para producir textos en el ámbito laboral, ya que las personas en su desempeño profesional, casi siempre desde el primer día de su incursión, están inmersas en el uso de los denominados «textos funcionales» y cuentan con estos modelos de escritos. En efecto, al iniciar sus labores regulares luego de su inducción, comúnmente cualquier profesional, por ejemplo, va a recibir y leer un memorando, informe o correo vinculado con sus quehaceres laborales, y quizás se vea en la necesidad de redactar alguno de estos textos. No obstante —como explicaré en el siguiente apartado—, resulta necesario brindar pautas para estandarizar la comunicación escrita interna y externa en las organizaciones.

La importancia de los manuales de estilo como guías para redactar textos adecuados

En cuanto al respeto de las convenciones discursivas de los diversos documentos en empresas y entidades, debo precisar que en mi experiencia como capacitador de redacción a trabajadoras(es) administrativas(os) percibo mucho interés de su parte por conocer o repasar tales aspectos. Sin embargo, también he detectado que en algunos de estos profesionales existe un desconocimiento acerca de las convenciones discursivas básicas para elaborar ciertos documentos.

Por ejemplo, hace unos días revisé una carta en la que el escritor no había indicado cuál era el destinatario, ya que no sabía su nombre. En ese caso, la persona que redactó dicho documento desconocía una convención discursiva básica para elaborar una carta cuando no se tiene el dato de la identidad del receptor: en caso de saber solamente a qué institución va dirigida una misiva, pero no cuál es el nombre del destinatario en particular, se debe consignar: «A quien corresponda:», «Muy señor mío:» o «A la atención del responsable del (área en particular a la cual va dirigida la carta)». Ante esta situación de desconocimiento de convenciones discursivas de documentos en una institución, corresponde potenciar las habilidades de redacción del personal que lo requiera.

Muchas veces en las organizaciones las convenciones discursivas propias de cada documento se encuentran establecidas en libros de estilo o manuales de comunicaciones escritas. Ello con el fin de brindar pautas para la comunicación entre los diferentes órganos administrativos y con los ciudadanos. Según El libro del español correcto, los libros de estilo suelen estar vinculados con una institución o entidad, y en ellos se recogen las normas ortográficas, gramaticales y estilísticas que se usarán en esa institución, y que sus integrantes deben mantener. Esta iniciativa se enmarca dentro de la tendencia vigente de utilizar un lenguaje claro (plain language) —es decir, que sea fácil de comprender— en las comunicaciones escritas internas o externas de las organizaciones.

En otro artículo explicaré acerca del contenido que se debe incluir en un libro de estilo de ese tipo. En esta oportunidad, lamentablemente debo señalar que en el Perú existen entidades o empresas que no cuentan con dichas referencias para estandarizar la comunicación escrita. En el caso peruano, por ejemplo, algunos funcionarios de instituciones públicas de provincia, a quienes capacito en ciertas ocasiones, no cuentan con ese tipo de guía para elaborar sus documentos, por lo que buscan aprender —auspiciados por sus empleadores o de manera particular— sobre temas de redacción. Según lo anterior, reitero que es necesario reforzar las competencias comunicativas del personal de todo tipo de organizaciones, brindándoles pautas claras para redactar documentos. Ello se puede concretar, por ejemplo, mediante capacitaciones a dichos profesionales o a través de la elaboración y socialización de libros de estilo que permitan estandarizar la comunicación escrita.

Sofía Rodríguez, reconocida asesora y capacitadora en redacción —y mi otrora docente en la Escuela de Edición de Lima—, sustenta muy bien la necesidad de potenciar las habilidades para escribir textos funcionales en el ámbito laboral:

Ocurre que un gran porcentaje de trabajadores, profesionales y técnicos deben sentarse cada día a darle forma a «algo» sin contar con las herramientas necesarias y sin haber recibido entrenamiento. Esas personas enfrentan a diario un mundo desconocido. Corren el riesgo de que ese texto que tanto trabajo les costó producir no se entienda o presente fallas de todo tipo, impericia por la que recibirán amonestaciones permanentemente y se estresarán.

Algunas pautas sobre el uso de recursos lingüísticos para redactar textos cohesionados

La cohesión es la propiedad del texto que conecta sus diferentes partes entre sí mediante diversos mecanismos. Según Cassany, estas formas de cohesión tienen la función de asegurar la interpretación de cada frase en relación con las demás y, en definitiva, asegurar la comprensión del significado global del texto. Dicho autor afirma que, sin formas de cohesión, el texto sería una lista inconexa de frases y la comunicación tendría grandes posibilidades de fracasar, puesto que el receptor debería conectar las frases por sí solo, sin ninguna indicación del emisor y con un elevado margen de error.

De acuerdo con El libro del español correcto, un texto está bien cohesionado, en primer lugar, cuando el autor ha usado variados procedimientos gramaticales para enlazar las oraciones y las secuencias textuales. Los mecanismos que se utilizan para conectar dichos elementos son las ya mencionadas formas de cohesión. Según el Manual de escritura académica y profesional, los mecanismos de cohesión textual permiten referirse de forma reiterada a una misma entidad a lo largo del texto. En dicha fuente se precisa que algunos recursos lingüísticos utilizados como mecanismos de mantenimiento referencial son las elisiones (omisión de un elemento lingüístico), los pronombres y los sintagmas (palabra o conjunto de palabras) de significado más general. Para explicar cómo funcionan dichos recursos en un texto, se presenta este ejemplo:

El párrafo constituye una de las unidades básicas de estructuración textual e informativa, después de la oración. Este permite segmentar y delimitar la información contenida en un texto en parcelas más pequeñas, más manejables, que facilitan tanto la legibilidad como la comprensión. Ello facilita, de entrada, su legibilidad. Un texto mal segmentado es un escrito que se lee con dificultad. (…)

Esta unidad textual tiene que ser, también, un bloque de información que guarde coherencia con el resto del texto, es decir, que no trate acerca de algún aspecto ajeno al tema general que se está tratando. Y, sobre todo, Ø debe constituir una unidad de sentido en sí mismo, esto es, tiene que desarrollar un mismo tópico, una misma idea.

(Tomado y adaptado de «Estudio de campo: lenguaje escrito» (2011), de Montolío)

En este ejemplo, se emplearon los siguientes recursos lingüísticos —resaltados en negrita— para referirse a la entidad «párrafo» en distintas ocasiones:

  • elisiones (Ø),

  • pronombres (este),

  • sintagmas de significado más general (esta unidad textual).

A partir del análisis del ejemplo anterior, se pueden brindar algunas pautas sobre el uso de dichos recursos lingüísticos como mecanismos de cohesión, recogidas en el Manual de escritura académica y profesional. Se han resaltado en negrita los recursos lingüísticos utilizados en dicho ejemplo:

  1. Los pronombres personales (él, ella, lo, la, le…) y demostrativos (este, esta) pueden emplearse para referirse a una entidad —en el ejemplo, «el párrafo»— si su antecedente aparece explícito en el texto, concuerda en género y número, y se encuentra en la misma oración o, como máximo, en la anterior.

  2. Los pronombres neutros (esto, eso, ello, lo) pueden emplearse para recuperar de forma resumida el contenido de una oración del texto —en el ejemplo, «ello» se refiere al enunciado previo— cuando esté claro el bloque cuyo contenido condensan, especialmente si se recupera la oración anterior.

  3. Puede elidirse u omitirse (Ø) el sujeto de una oración —en el ejemplo, dicho elemento omitido es «el párrafo»— cuando este es el mismo sujeto de la oración anterior.

Queda pendiente explicar acerca de los conectores y de los signos de puntuación como recursos para elaborar un texto cohesionado. Me comprometo a desarrollar el tema de los conectores en el siguiente artículo. Me despido hasta una próxima oportunidad.