Alice: “Per quanto tempo è per sempre?”
Bianconiglio: “A volte, solo un secondo”.

(Lewis Carrol)

Il “tempo” è definito, nel dizionario, come “la successione continua di istanti in cui si svolgono gli eventi e le variazioni delle cose: tempo passato, presente, futuro. Con un uso più generico, indica l’intervallo di una certa durata entro il quale un’attività viene espletata o qualche fatto si estende.” In altre parole, una successione di istanti che trasforma il presente in passato mentre il futuro diventa a sua volta presente: per convenzione dividiamo questo susseguirsi di istanti in minuti, ore, giorni, mesi, anni che misuriamo con orologi e cronometri, agende e calendari.

Tuttavia, nonostante l’intrinseca precisione, la percezione del tempo è molto soggettiva e aleatoria: varia da persona a persona, da momento a momento, a seconda dello stato d’animo e dell’età. Una frase attribuita a Albert Einstein dice che: “Quando un uomo siede vicino a una ragazza carina per un’ora, sembra che sia passato un minuto. Ma fatelo sedere su una stufa accesa per un minuto e gli sembrerà più lungo di qualsiasi ora.”

Ho riscontrato che talvolta le persone faticano a determinare con una certa precisione quanto tempo sarà necessario per portare a termine un determinato compito. Vi faccio un esempio: quando lavoro con le mie clienti - che vogliono riorganizzare i propri spazi e, con essi, le proprie giornate – ho notato che spesso non hanno idea di quanto tempo ci vorrà per fare questo o quel compito.

Quanto pensi ci voglia per riordinare questo cassetto? Frase che può dare risposte molto diverse anche se le dimensioni del cassetto da risistemare sono le stesse. Azzardo un’ipotesi: quando si vuole evitare di fare qualcosa – che si è rimandato di fare da tanto tempo – si pensa che sarà necessario molto più tempo per completare l’operazione. Un comodo espediente che però diventa a lungo andare controproducente. Recentemente una cliente che aveva deciso di mettere in ordine uno spazio, lasciato nel caos da tempo, aveva ipotizzato di metterci tre giornate intere (24 ore). In realtà ha concluso il lavoro in meno di cinque ore.

Ecco perché la pianificazione è importante: eviti di procrastinare compiti che ritieni sgradevoli e soprattutto prendi coscienza di come impiegare meglio il tuo tempo. Alla fine, scoprirai di poterti ritagliare degli spazi per te, per rilassarti o fare qualcosa che ti piace.

Per questo motivo, avere un programma, sapere cosa fare e inserirlo nelle attività quotidiane è la chiave per arrivare a fine giornata, avendo completato ciò che ti eri prefissato. Spesso succede che fra imprevisti e interruzioni è impossibile portarlo a termine. Niente paura: la cosa importante è scoprire perché non sei riuscito a farlo e, ove possibile, apportare il correttivo necessario. Ecco alcuni consigli pratici da mettere in atto da subito.

1. Ritagliati del tempo per la pianificazione

È molto importante ritagliarti del tempo per te, in tranquillità e in solitudine per pensare a cosa devi fare. La pianificazione giornaliera è un investimento fruttuoso. Il tempo che dedichi a fare il punto della situazione e programmare gli impegni del giorno successivo ti ritorna indietro amplificato. Talvolta è più utile fermarsi un attimo e organizzarsi piuttosto che mettersi all’opera freneticamente e scoprire, alla fine, che stai facendo qualcosa che forse potevi evitare di fare: delegando o semplicemente scoprendo che è un’attività inutile.

2. Non ridurti all’ultimo momento

In inglese c’è un detto: "A stitch in time saves nine", ovvero un punto (di cucito) dato subito te ne fa risparmiare nove. Sembra chiaro: se la tua camicia ha bisogno soltanto di un piccolo punto e lo fai subito, probabilmente eviti che lo strappo diventi molto più grande e necessiti di molti più punti per essere ricucito. Proverbio che si può applicare a tanti campi della vita non ti pare? Evita di aspettare l’ultimo momento per fronteggiare un problema o una situazione. Disordine e cattiva organizzazione costano dal 15% al 20% del budget annuale di una persona. Cito qualche esempio: soldi spesi in acquisti dell’ultimo momento a prezzo più elevato, bollette pagate in ritardo con la maggiorazione della mora, pagamenti fatti due volte per trascuratezza, multe pagate in ritardo ad un prezzo decisamente maggiorato.

3. Raggruppa i compiti simili

Raggruppa i compiti simili in modo da farli insieme: sarà più veloce portarli a termine. Ricordati di mettere via le cose che hai usato per completare ogni ‘task’ o incombenza: lavorare su una scrivania in ordine ti rende più efficace. Anche il tempo impiegato per togliere le cose inutili dal tuo spazio di lavoro ti ritorna indietro in termini di efficienza e chiarezza nel valutare le diverse attività. Non considerarlo ‘uno spreco di tempo’, è esattamente il contrario!

4. È tutto necessario?

Spesso le persone dimenticano di fare cose importanti e si smarriscono occupandosi di cose di poco conto. Talvolta trascurano sé stesse e perfino la propria salute pur di completare azioni infruttuose. Chiediti sempre: devo farlo necessariamente oppure posso tralasciare questa attività? C’è un modo più veloce per portare a termine questo compito? Cosa posso migliorare? Queste domande ti aiuteranno a ragionare su come impieghi il tuo tempo nel corso della giornata e ti renderai consapevole se stai sprecando preziosa energia personale su attività secondarie.

5. Inserisci nella pianificazione qualcosa di bello e nutriente per la tua anima

Trovare il tempo per fare qualcosa che ti piace, nutriente per la tua anima, è un modo prezioso per reperire le energie giuste e le risorse interne per lavorare meglio e con più profitto. Il risultato? Più tempo per te, meno stress, una vita meno frenetica. Il tempo guadagnato potrà essere impiegato per dare quelle attenzioni in più ai tuoi cari, ai tuoi figli, al tuo partner, a tutti quelli che ti stanno vicino. Un’occasione da non perdere per creare e diffondere equilibrio ed armonia intorno a te, elementi fondamentali per vivere una vita più felice e piena di significato.